UFO Manager Pro 2.0Unterkünfte für Obdachlose Personen

Ein Dach für alle – gut verwaltet.

Belegung, Bescheide, Gebühren und Gebäude an einem Ort – schlank, datensparsam und für den Einsatz in der Verwaltung gebaut.

Zur Anmeldung → Programmbeschreibung (PDF) Installationspakete (Passwort)

Kontakt: Info@ufomanager.de

Belegung

Unterkünfte, Wohngruppen, Zimmer und Betten mit Belegungsplan. Familien, Frauen und Männer werden passend untergebracht.

Bescheide und Dokumente

Gebührenbescheide, Übernachtungsscheine, Aufhebungen, Hausverbote und Beilagen als Word-Dokument aus Ihren Vorlagen – mit Dokumentnummer und Prüfcode.

Gebühren und Kosten

Erwartete Einnahmen, Miete und Nebenkosten je Gebäude, Unterhaltung und Personalkosten in einer Übersicht, mit Excel-Export.

Vorplanung

Drohende Obdachlosigkeit frühzeitig erkennen und passende freie Plätze vorausplanen.

Statistik

Auswertungen für Verwaltung und Politik sowie die Stichtagsmeldung der Wohnungslosenstatistik für eSTATISTIK.core bzw. IDEV.

Archiv-Anbindung

Dokumente und Rechnungen werden einmal erfasst und an das Archivsystem (enaio) weitergereicht, ohne zusätzliche Ablage in der Anwendung.

Auf einen Blick

1Rollen und Rechte
Administrator, Sachbearbeitung, Hausmeister und Lesezugriff sehen nur, was sie für ihre Arbeit brauchen.

2Geschützt
Verschlüsselte Datenhaltung, Zwei-Faktor-Anmeldung, Protokoll aller Zugriffe und Änderungen.

3Keine Personendaten hier
Diese Seite ist für alle Besucher gleich und zeigt nichts aus dem Betrieb.

Erweiterbar durch Module

Zusatzfunktionen werden als Modulpaket eingespielt (Verwaltung → Module) und erscheinen mit eigenen Rechten im Menü. Nicht benötigte Module bleiben einfach weg.

WWissensdatenbank
Artikel in Kategorien mit Suche, Word-, PDF- und Bilddateien zum Hochladen und Prüfdatum als Aufgabe. Vorbefüllt mit Fragen und Antworten zur Unterbringung Obdachloser (Orientierung, vom Rechtsamt zu prüfen).

FFlucht- und Rettungsplan
Grundriss hochladen, Symbole und Fluchtwege setzen, druckfertigen Aushang mit Legende erzeugen.

SSozialarbeit
Gesprächsvermerke, Vermittlungsziele und Wiedervorlagen je Person, mit eigenen Rechten.

BBegehungen und Mängel
Rundgänge mit Checkliste je Gebäude und Mängelliste mit Priorität, Frist und Verantwortlichem.

PWartung und Prüffristen
Rauchmelder, Feuerlöscher, Heizung, Legionellen, Elektro und Brandschau mit Fälligkeit und Aufgabenliste.

VVerbrauch
Zählerstände je Unterkunft (Strom, Gas, Wasser, Wärme) mit Plausibilitätsprüfung und Jahresauswertung.

KSchlüssel und Inventar
Schlüsselausgabe und -rückgabe mit Quittung, Übergabeprotokoll für Zimmer bei Einzug und Auszug.

HBesucher und Hausverbote
Besucherregister mit automatischem Abgleich gegen geltende Hausverbote und Löschung nach Frist.

DDienstplan und Vertretung
Wochenplan der Dienste je Unterkunft, Abwesenheiten mit Vertretung und Konfliktwarnung.

RBerichte
Monats- und Jahresbericht mit Kennzahlen, Vorzeitraum-Vergleich, Druck und Excel-Export.

ESchnittstellen
Export der Sollstellung für die Kasse (frei einstellbares CSV-Format) und Import von Personen aus Excel/CSV.

Neu in Version 2.50

Aufgaben und Abläufe

Aufgabenliste je Rolle: Sachbearbeitung sieht die Aufgaben der Personen, der Hausmeister die Aufgaben der Gebäude.
Aufgaben Abläufe: Übersicht aller Personen mit offenen Schritten, im Menü direkt unter „Aufgaben“.
Nach Umsetzung und Auszug: das Programm bietet die passenden Schreiben an (Gebührenbescheid, Hausordnung, Wohnungsgeberbestätigung, Abmeldung bei der Kasse).

Betrieb und Wartung

Speicher: zeigt, wie viel Platz Datenbank, Dokumente, Vorlagen, Sicherungen und Protokolle belegen und wie viel auf dem Laufwerk frei ist, mit Warnung bei knappem Platz.
Aufräumen: nach jedem Update löscht das Programm ältere Update-Dateien und Sicherungen und behält die neuesten (einstellbar).
Sicheres Zertifikat: Let’s Encrypt mit RSA-Kette, damit auch ältere Rechner kein „Nicht sicher“ zeigen.

Technische Informationen

Systemvoraussetzungen

Server: Windows 10/11 (Installationsprogramm), Linux oder fertige VirtualBox-VM – eine Installation je PC, rund 10 bis 20 gleichzeitige Nutzer.
Arbeitsplätze: nur ein aktueller Browser (Edge, Chrome, Firefox) – keine Installation, keine Plug-ins.
Software: Python 3.11 oder neuer (im Offline-Paket enthalten), Datenbank SQLite – kein separater Datenbankserver.
Netz: Betrieb im Intranet über HTTPS (Port 443). Zugriff von außen nur, wenn ausdrücklich freigegeben.
Optional: E-Mail-Server (SMTP/IMAP) und Archivsystem (enaio) – ohne Anbindung läuft die Anwendung allein.
Updates: signierte Update-Datei, wird beim Einspielen geprüft; Datensicherung täglich automatisch.

Datensicherheit (Art. 32 DS-GVO)

Verschlüsselung: Datenbank und Dokumente werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert (Schlüsselableitung mit scrypt), Übertragung per HTTPS/TLS.
Anmeldung: Passwörter nur als Hash, Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App (TOTP), Sperre nach Fehlversuchen.
Zugriff: Rollen und Rechte je Menüpunkt, optional nur freigegebene Arbeitsplätze.
Nachvollziehbar: Protokoll von Anmeldungen, Zugriffen und Änderungen mit Aufbewahrungsfrist.
Dokumente: eindeutige Dokumentnummer mit Prüfcode, auf Wunsch digital signiert.
Daten bleiben im Haus: keine Cloud, keine Weitergabe an Dritte, keine Tracker oder externen Schriftarten.

Datenschutz (DS-GVO und NDSG)

Information (Art. 13/14): Datenschutzhinweis für Bewohner als Dokument, auch bei Übernahme aus der Vorplanung.
Auskunft (Art. 15): Datenauskunft zu einer Person auf Knopfdruck.
Löschung (Art. 17): einstellbare Löschfristen für ehemalige Bewohner, Protokolle und Ausweis-Scans; Löschung samt Dateien.
Datensparsamkeit: nur Angaben, die für die Unterbringung gebraucht werden; Statistiken und Testkopien ohne Klarnamen.
Berechtigungskonzept (§ 17 Abs. 2 Nr. 2 NDSG): wer was sehen und ändern darf, in der Anwendung einsehbar und ausdruckbar.

Die Anwendung stellt technische Mittel bereit, um die Vorgaben von DS-GVO und NDSG einzuhalten. Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts bleibt die betreibende Stelle: Rechtsgrundlagen, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzung liegen dort.